Elektronische Rechnungen an den Bund

Was ist ab 1.1.2014 bei Rechnungen an den Bund zu beachten?

Ab 1.1.2014 müssen alle Rechnungen an den Bund elektronisch ausgestellt werden. Vom Bund werden dann keine Papierrechnungen mehr akzeptiert.

Für welche Rechnungsempfänger gilt das genau?

Zu den Bundesdienststellen zählen: alle Bundesministerien und deren nachgeordneten Dienststellen, das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, der Verwaltungsgerichtshof, der Verfassungsgerichtshof, die Volksanwaltschaft und der Rechnungshof.

Eine Liste der Bundesdienststellen steht auf der Seite der Bundesbeschaffung GmbH (www.bbg.gv.at) als Onlineabfrage und als Excel-Sheet zur Verfügung.

Was muss eine elektronische Rechnung an den Bund beinhalten?

Es müssen angegeben werden:

• Absender (Firma, Adresse und E-Mail-Adresse, UID-Nummer, Kontaktdaten)
• Empfängerdienststelle (Abteilung, Adresse, Bearbeiter)
• Rechnungsnummer und –datum
• Lieferantennummer unter der der Vertragspartner bei der Bundesdienststelle geführt wird
• Auftragsreferenz
• Bankverbindung (IBAN, BIC)
• Positionsnummer (wenn bei Beauftragung eine solche mitgeteilt wurde)
• Daten zur verrechneten Ware (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis)
• Gesamtpreis
• Zahlungsbedingungen

Wie werden die Rechnungen übertragen?

Die Übermittlung der Rechnung kann entweder über das Unternehmensservice Portal USP erfolgen oder über die PEPPOL Transport Infrastruktur.

Unternehmensservice Portal USP

Sie müssen sich im Portal zuerst anmelden, um Zugriff zu allen Funktionen zu erhalten. Nach der Anmeldung können die Rechnungen auf drei verschiedene Arten übertragen werden:

• direkt im Portal manuell ausstellen
• selbst erstellte Rechnungen hochladen
• im eigenen System erzeugte Rechnungen automatisch von einem Webservice hochladen lassen (technisch aufwändigste Variante, aber vorteilhaft, wenn sehr viele Rechnungen an den Bund gestellt werden)

Die PEPPOL Transport Infrastruktur

Diese Möglichkeit ist vor allem zu verwenden, wenn der Rechnungsersteller aus dem Ausland kommt. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf www.peppol.eu

Wo erhalte ich mehr Informationen?

Das Bundesministerium für Finanzen hat eine Seite mit den häufigsten Fragen zu diesem Thema eingerichtet: www.erb.gv.at

Stand: 07. November 2013